Zeitverzögerte Erfassung führte zu Ineffizienz und Ungenauigkeit

• Servicemitarbeiter erfassten Arbeitszeiten nachträglich im ProSales-Portal, oft erst Tage nach dem Einsatz.
• Fehlende Echtzeit-Daten verzögerten Controlling, Reporting und Abrechnung.
• Ungenaue Zeiterfassung durch manuelle Nachträge und Erinnerungslücken
• Hoher administrativer Aufwand durch Medienbrüche und Korrekturen
• Ziel: Echtzeiterfassung direkt am Einsatzort mit minimalem Aufwand für Mitarbeiter

Die ProSales Verkaufsförderungs GmbH koordiniert bundesweit Serviceeinsätze im Handel – vom Aufbau von Aktionsflächen bis zur Warenpräsentation am Point of Sale. Für eine präzise Abrechnung und effizientes Controlling ist die minutengenaue Zeiterfassung entscheidend.

Bisher nutzten Mitarbeiter das webbasierte ProSales-Portal zur Zeiterfassung. In der Praxis bedeutete das: Sie waren im Markt im Einsatz, erledigten ihre Aufgaben und trugen Zeiten erst später am Rechner ein, teilweise mit mehreren Tagen Verzögerung.

Diese verzögerte Erfassung führte zu mehreren Problemen:

• Ungenauigkeiten: Mitarbeiter konnten sich nicht immer im Detail erinnern, welche Tätigkeit sie wann und wie lange ausgeführt hatten.
• Verzögerungen: Controlling und Geschäftsleitung hatten keinen aktuellen Überblick über laufende Einsätze.
• Abrechnungsverzug: Fehlende oder verspätete Daten verzögerten die Rechnungsstellung an Kunden.
• Administrativer Aufwand: Nachträgliche Korrekturen und Rückfragen belasteten das Backoffice.

ProSales suchte daher nach einer mobilen Lösung, die eine Zeiterfassung direkt vor Ort ermöglicht, und die Daten unmittelbar im ProSales-Portal zur Verfügung stellt: einfach, schnell und nahezu in Echtzeit.

• Native Entwicklung für iOS und Android zur optimalen Performance und Nutzererfahrung
• Nahtlose Integration mit dem bestehenden ProSales-Portal und dessen Datenstrukturen
• Automatisierte Synchronisation zwischen App und Portal-Backend
• Offline-Fähigkeit für Einsätze ohne Netzabdeckung mit späterer Synchronisation
• Nutzung mobiler Gerätefunktionen wie GPS, Kamera und Push-Benachrichtigungen

Die Einführung der App hat zu einer deutlichen Verbesserung im Erfassungsprozess geführt:

• Echtzeiterfassung: Controlling und Geschäftsleitung haben jederzeit aktuellen Überblick über laufende Einsätze.
• Höhere Datenqualität: Minutengenaue Erfassung ohne Erinnerungslücken oder nachträgliche Korrekturen.
• Schnellere Abrechnung: Vollständige Daten liegen früher vor, Rechnungsstellung an Kunden kann zeitnah erfolgen.
• Reduzierter Verwaltungsaufwand: Weniger Rückfragen, Korrekturen und manueller Aufwand im Backoffice.
• Hohe Akzeptanz: Ein sehr großer Teil der Mitarbeiter nutzt die mobile Lösung im Alltag.

Für Controlling und Geschäftsleitung sind die Informationen nun deutlich schneller im Portal sichtbar. Es ist besser nachvollziehbar, wer wann wo gearbeitet hat, welche Aufgaben erledigt wurden und an welchen Stellen noch Handlungsbedarf besteht.

Die ProSales-App zeigt, wie ein bisher nachgelagerter Verwaltungsprozess in einen mobilen, einfachen Ablauf nahezu in Echtzeit überführt werden kann. Der eigentliche Mehrwert liegt nicht nur in der technischen Bereitstellung einer App, sondern in der konsequenten Neugestaltung des gesamten Erfassungsprozesses.

Durch die Verbindung aus mobiler Nutzung, Automatisierung und besserer Datenverfügbarkeit wurde eine Lösung geschaffen, die sowohl den Mitarbeitern im Einsatz als auch dem Controlling und der Abrechnung spürbare Vorteile bringt.

"Unsere Zusammenarbeit mit formativ.net hat inzwischen über ein Jahrzehnt Bestand – und das aus gutem Grund. Von der ersten Idee bis zur heutigen, vielfach erweiterten Version unseres Online-Portals ist formativ.net stets ein verlässlicher Partner an unserer Seite. Kurz gesagt: formativ.net versteht, wie wir denken und arbeiten. Genau das macht die Zusammenarbeit so wertvoll."

Jürgen Schneider, ProSales Verkaufsförderungs GmbH