Welches sind die größten Zeitfresser im Arbeitsalltag?

Jeder von uns kennt das Problem im täglichen Arbeitsleben. Die meisten von uns haben eine 40 Stundenwoche, doch am Ende einer Woche fällt einem auf, dass gesetzte Ziele nur teilweise erreicht wurden.

Liegt das an betrieblichen Abläufen oder sind wir selbst dafür verantwortlich? Doch welche zum Teil unbewussten Handlungen verschwenden wichtige Arbeitszeit?

Sind es das ständige E-Mails lesen und antworten oder doch die zahlreichen Meetings oder sogar die kleinen sozialen Netzwerk-Pausen?

Eine Infografik von  Scoro zeigt anschaulich, wo im Arbeitsalltag die schlimmsten Zeitfresser lauern und wie ihr es besser machen könnt.

Wir haben euch die interessantesten Aussagen einmal zusammengefasst:

Die Top-5 der Zeitfresser im Arbeitsalltag

E-Mails: Heutzutage läuft ein Großteil der Kommunikation über den E-Mail-Verkehr. Im Durchschnitt bekommen wir 34 geschäftliche E-Mails in der Woche. Spam-Mails nicht miteingerechnet.

Die Vorteil von E-Mail: Kein ständiges Telefonklingeln im Büro, welches Unruhe und Lärm mit sich bringt. Des Weiteren liegen die erhalten Informationen sofort in schriftlicher Form vor. In den meisten Fällen werden jedoch einkommende E-Mails sofort bearbeitet. Das führt dazu, dass wir aus der aktuellen Tätigkeit herausgerissen werden. Im Schnitt benötigen wir mehr als 25 Minuten, um gedanklich wieder voll in unserer alten Tätigkeit zu sein.

Meetings: Je nach Unternehmen nimmt ein Mitarbeiter im Monat an 62 Meetings teil. Das ist schon eine beeindruckende Anzahl. Laut Infografik finden die Mitarbeiter selbst, dass mehr als die hälfte dieser Zeit unnötig vergeudet wurde. Am Ende des Monats kommen so 31 Stunden zusammen, die hätten produktiver genutzt werden können. Und muss eigentlich für jedes kleine Detail gleich ein Meeting abgehalten werden?

Privates Surfen: Nicht nur interne Betriebsabläufe, sondern auch wir selbst verursachen mitunter Zeitverbrauch, der während der Arbeitszeit anders genutzt werden sollte. Im Zeitalter des Internets sind ebenfalls mehr private Ablenkungsfaktoren am Arbeitsplatz vorhanden als noch vor Jahren. Sozialen Netzwerken, Smartphone und World Wide Web sei Dank. Mal kurz die Statusmeldungen der Freunde auf Facebook checken oder auf eine Whatsapp-Nachricht eines Bekannten antworten. Diese Dinge sind meist schnell erledigt, summieren sich jedoch auf. Die arbeitsrechtliche Betrachtung ganz außen vorgelassen, schaffen diese Ablenkungen einem selbst nicht selten hinten heraus jede Menge unnötigen Stress und sollten vielleicht besser in die Pausen verlagert werden.

Pendeln: Nicht jeder Mitarbeiter hat sein Unternehmen direkt in der Nähe. Besonders in größeren Städten ist das Pendeln ein großer Zeitfaktor. Nicht nur ungenutzte Zeit sondern ggf. auch noch Stress durch Staus oder Bahnstreiks lösen keine Glücksgefühle aus.

Verzögerungen: In jedem betrieblichen Ablauf kommt es zu Störungen oder Verzögerungen. Doch oft kommen diese unerwartet und können nicht immer sinnvoll überbrückt werden.

7 Tipps für unproduktives Arbeiten

• Bearbeitet E-Mails sofort bei erhalt
• Lest Nachrichten oder stöbert in sozialen Netzwerken am Arbeitsplatz.
• Besucht ineffiziente Team-Meetings.
• Verschiebt schwierige Aufgaben.
• Arbeitet ohne ein festgelegtes Ziel.
• Mach euch keinen Druck mit unnötigen Milestones.
• Erledigt komplexe Aufgaben immer am Stück.

Und so macht ihr es besser:

• Checkt eure E-Mails nur 3 Mal täglich.
• Erwischt ihr euch selbst beim Öfteren surfen. Schaltet euer mobiles Internet ab.
• Erstellt euch eine strukturierte Agenda für Meetings.
• Löst unangenehme Aufgaben immer zuerst.
• Fokussiere dich zu 20% auf die Aufgabe, die den meisten Umsatz einbringen.
• Setzt euch 60-90 minütige Deadlines für jede Aufgabe.
• Teilt große Aufgabenblöcke in mehrere kleine Unteraufgaben auf.

Kleines Praxisbeispiel aus unserer Agentur

Um konzentriertes arbeiten am Stück so gut wie möglich zu gewährleisten, ist bei uns zu bestimmten Uhrzeiten „stille Stunde“. In diesen kann jeder Mitarbeiter konzentriert an seinen Projekten/Aufgaben arbeiten, ohne groß gestört zu werden. Zwischenfragen an Kollegen werden notiert und nach der stillen Stunde besprochen. Nur in wirklich dringenden Fällen kann eine Ausnahme gemacht werden. Gerade in Büros mit kleinen Teams kann diese Methode sehr effektiv sein. Probiert es einfach einmal aus.